《最有生產力的一年》為什麼你努力做時間管理,卻還是一直沒時間?




你是否覺得花很多時間努力,成果卻很低落?
工時很長,但事情還是做不完、時間總是不夠用?

許多談「時間管理」的書籍,
通常會要你區分事情重要性、排出先後順序、運用瑣碎的時間等。

但會不會有另一種可能性:
也許問題根本不是時間不夠,
只要花一半不到的時間,就能達到同樣的成果?

最近市場先生看了一本書《最有生產力的一年》,
作者對於時間花越多工作成果卻不見得越大,開始感到很懷疑。
他發現只要方法正確,
每天只要工作不到5小時,成果卻比一天 10小時還多。

如果你也常常覺得自己時間不夠用,
非常推薦看完這本書。

以下是一些我的心得整理,和你分享:



迷思:花越多時間,生產力會越高?


大部分任都誤以為
想完成一件事,只要「安排出時間」就可以了?



但現實情況是,
即使安排出合理時間,
事情結果卻不如想像中進展順利,
除了一再拖延,
甚至影響到其他重要的目標。

我們通常把原因歸在沒有做好時間管理,
於是找了許多時間管理方法,
但卻沒注意到另外兩個重要的影響因素:

生產力的真相是:「時間管理」是其次

你應該優先管理「精力」和「專注力」


並不是花越多時間生產力就越高,
還要考慮「精力」與「專注力」

生產力 = 時間 x 精力 x 專注力






在安排工作時,
人們很習慣會假設自己當下精力和專注力都是100分的「最佳狀態」。

當然,現實不是這麼一回事。

在你安排充足的時間給一個重要的工作時,
當下的精力和專注力可能只有 50分!

隨著工作的時數越長、精力和專注力都持續地在被消耗,
甚至在工作數小時以後,精力和專注力都只剩下20分。

結果就是明明3小時就能完成的事情,最後花了10小時才完成。

反之如果投入的時間少,投入的精力和專注力就會比較高,
實際上更有效率!





5個實用的方法,每天保持高度生產力!


提高生產力的關鍵在於,
如何正確地使用精力與發揮專注力。

作者經過一整年的親身實驗提出了一些有趣的方法,
有幾項我覺得非常實用,和你分享:

方法1. 每天早上列出今天最重要的3件事


常常有一種感覺,一天下來處理了很多雜事,
總覺得明天起可以專心處理最重要的任務時,
明天卻又有許多雜事冒了出來,
但真正重要的事情遲遲都還沒開始。

生產力高並不是完成的事情很多項,而是指產出的價值很高。
時間如果花在不重要的事情上,
你以為只花掉時間,但實際上還消耗掉精力和專注力。

每天早上列出 3件最重要的事並且優先完成它,
甚至給事情一個分數,決定你要消耗多少精力,
你會更容易得到效率!



方法2. 找到自己的黃金生理時鐘


精力與專注力,跟生理狀態有很直接的關係,
每個人都有自己一天狀態最好的黃金時段,
在那個時段工作1小時,可能相當於其他時段 3小時的效益!

例如:許多工程師很喜歡在半夜寫程式,
只因為程式需要高度的專注,而白天身旁的干擾太多了。

找出最佳生理時鐘之後,先在日曆上把它全部預約下來,
保留給自己最重要的任務吧。

調整生理狀態:飲食調整、固定運動、避免熬夜

作者用的飲食方法是減少澱粉的斷糖飲食方式,
避免加工食品,多吃原始食材,少量多餐不要吃得太飽。
固定運動、避免熬夜也是同樣的原則。

關於飲食的方法推薦一本書是《低GI飲食全書》,
我親身嘗試的經驗是,一整天專注力有明顯的提升,而且體力變好不容易疲勞!



方法3. 遠離身邊的3C產品、一次只做一件事


忙碌若不能幫你完成任何事情,那跟懶散又有什麼差別?

專注力跟肌肉一樣是可以被訓練的,
例如透過冥想、瑜珈等方法都能提升專注力。

最容易打斷你專注力的就是身邊的3C產品,
幾分鐘必須看一下手機、划FB、收Email這類的習慣,都是專注力的大敵。

亞洲人是非常擅長一次多工的民族,
同時處理很多事情看似很厲害,
但實際上很容易消耗了大量的精力與專注力,造成效率低落。

少就是多,一次做一件事情,實際上生產力才是最高的。

有一本書叫做《輕鬆駕馭意志力》內容有提到很多提升專注力的方法,非常推薦






方法4. 每月一天「維修日」,定期大掃除


生活中還是有許多事情是產值很低,但又非做不可,
比方說打掃家裡,或是繳信用卡帳單、跑銀行等,
這些事情常常會打斷我們進行中的工作,
但不做又會帶來更大的麻煩,到底該怎麼辦呢?

有個好方法是,每當遇到這類瑣事,先紀錄下來但「不處理」,
每個月找一天「維修日」,用一整天專門處理這類的瑣事,
就不用擔心自己常常被打斷分心了!



方法5. 你的一小時值多少錢?太低價的工作就外包吧


問自己:你願意付多少錢買回你自己一小時的人生?

以我自己而言,剛開始時我覺得是 500元,
所以每小時低於500元的事情我傾向不做,
隨著自己創造價值的能力提高,金額也會逐漸上升,
例如現在是每小時低於2000元的事情不做。

把價值低的工作外包是個好方法,聘請印度或菲律賓的線上助理,
但這需要一點技術和練習,
關於如何外包我自己還沒嘗試過,
有一本書叫做《一週工作 4小時》裡面談到很多這類觀念,
也是一本很棒的書!

永遠記得你字典裡有個最有生產力的字:說「不」!

了解一件事的價值以後,
可以從每天對 5件事情說不開始練習吧!




快速結論:正確的使用精力與專注力,用1小時做出3小時的成果!


為什麼花許多時間卻沒有成果?
生產力有2個大原則:
1. 生產力並不是做的事越多是越好,而是產生的成果越大越好
2. 並不是花時間就會有成效,如果精力和專注力低落,反而浪費好幾倍的時間

記住這5個小技巧,提高生產力:
1. 每天早上列出最重要的3件事
2. 找到自己的黃金生理時鐘,把它空下來優先留給自己
3. 遠離身邊的3C產品、一次只做一件事
4. 遇到瑣事先記下來,每月集中到一天「維修日」一次處理掉
5. 清楚自己的時間價值,把低價值卻又消耗精力的工作盡可能外包吧

更多有趣的觀念方法,可以自己去看看書囉!
這本《最有生產力的一年》推薦給你




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